Qualquer empresa, quando efetua uma compra, deve estabelecer as condições desse ACORDO, se possível, através de um contrato.
Essa formalização escrita ou verbal ou videográfica, só será importante nos casos do NÃO CUMPRIMENTO, ou melhor, do DESACORDO.
Caso não seja possível estabelecer um contrato para cada compra, ao menos pode se estabelecer um único contrato, definindo as regras, para uma compra recorrente. Normalmente esses contratos são denominados contratos de fornecimento.
O contrato facilita as partes, pois estabelece as regras do ACORDO.
Essas regras podem ser muito simples, escritas a mão, digitalizadas, por arquivo de voz, isto é, por qualquer meio que seja possível fixá-las no decorrer do tempo.
O contrato pode ser bem simples, primeiramente, indicando as partes (qualificação).
A qualificação deve conter, ao menos: o nome das partes, a identificação das partes (CPF, CNPJ, etc), o local aonde elas podem ser encontradas (endereço, tel, cel, site, rede social, email, etc).
A seguir deve conter o objeto (especificação do serviço ou do produto, a lista das obrigações, a lista de atividades, etc).
Necessita conter a forma de pagamento ou de cumprimento da obrigação, qualquer que ela seja. Podendo conter a explicação das etapas e a forma de como vai ser pago (não necessariamente por moeda corrente, pode conter qualquer forma de pagamento).
Deve constar a data de cada obrigação de pagamento e a condição de pagamento (na entrega, no final de um evento, no término de uma etapa pré-definida, etc).
Precisa conter quaisquer outras cláusulas que sejam IMPORTANTES para as partes (multas, seguros, condições de rescisão, de entrega, especificações técnicas, etc).
CÂMARA DE ARBITRAGEM PARA ME e EPP
Por fim, deve ser indicado o local de resolução das controvérsias (se é a Justiça ou se é pela Arbitragem).
Datar e identificar o local de assinatura do contrato. Assinatura das partes ou pronunciamento verbal e de 2 (duas testemunhas para ouvir ou assinar).
Se as partes desejarem estabelecer a resolução das controvérsias e dos conflitos por meio da Arbitragem, afastando dessa maneira o processo do Judiciário, é necessário se estabelecer a CLÁUSULA COMPROMISSÓRIA.
A Cláusula Compromissória pode ser simples indicando apenas que os litígios e as controvérsias serão dirimidas (discutidas) através de uma Câmara de Arbitragem (cláusula genérica).
Mas pode também indicar uma Câmara de Arbitragem específica, onde já se conheça as regras (o Regulamento) e os preços (custos).
E pode ir além, já estabelecendo as regras que serão seguidas (a lei, a lei nacional ou internacional, o idioma, as normas técnicas, isto é, qualquer ordenamento pré-estabelecido).
Essas convenções entre as partes será denominada como a Convenção da Arbitragem.
O contrato com a Cláusula Compromissória já indica desde o início a Arbitragem como o Foro pertinente a solucionar as divergências.
Caso não haja contrato ou se o contrato não mencionar a Cláusula Compromissória e as partes queiram discutir algum conflito na Arbitragem, deverão estar de ACORDO, primeiramente, com a indicação da Câmara de Arbitragem. Nesse caso, a Câmara de Arbitragem providenciará o TERMO DE COMPROMISSO ARBITRAL, que será assinado entre as partes, e o mesmo poderá conter a Convenção Arbitral, que também deverá ser acordada.
Como se observa, todas as decisões para se buscar a Arbitragem devem ser CONSENSUAIS, antes do contrato, com a inclusão da CLÁUSULA COMPROMISSÓRIA ou depois do contrato, pela assinatura do TERMO DE COMPROMISSO.